Kontrollutvalget i Larvik kommune bestilte prosjektplan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon av offentlige anskaffelser i sak 17/22 etter innspill fra revisjonen om valg av tema for neste forvaltningsrevisjonsprosjekt.
Vestfold og Telemark revisjon IKS (VTR) har i sitt forslag til prosjektplan for forvaltningsrevisjon foreslått følgende problemstilling:
Sikrer Larvik kommune at innkjøp i Helse og mestring skjer etter konkurranse og i samsvar med reglene for offentlige innkjøp?
Nå er sluttrapporten «Offentlige anskaffelser i Helse og mestring» klar og legges frem til behandling i kontrollutvalgets møte 28 februar 2023. Under kan dere lese konklusjonen og anbefalingen fra revisor.
Sikrer Larvik kommune at innkjøp i Helse og mestring skjer etter konkurranse og i samsvar med reglene for offentlige innkjøp?
Larvik kommune har etablert rutiner og tiltak for å sikre at anskaffelser skal skje i samsvar med reglene for offentlige innkjøp, men disse har mangler og er ikke alltid oppdaterte. Det er også mangler i innkjøpsprosesser i den perioden vi har undersøkt. Dette kan til en viss grad ha sammenheng med at det har vært utfordrende å gjennomføre anskaffelser under koronapandemien.
Rutiner og rammer for anskaffelser.
Kommunen har strategier, reglement og rutiner som plasserer ansvar gir føringer for gjennomføring av anskaffelsesprosesser, men rutinene er ikke alltid oppdaterte.
Larvik kommune har delvis rutiner og praksis som sikrer at det stilles krav til lønns- og arbeidsvilkår ved tjenestekjøp i Helse og mestring. Helse og mestring har ikke rutiner for å kontrollere lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter, og lønns- og arbeidsvilkår var ikke kontrollert i de anskaffelsene vi undersøkte.
Vi har sett på de overordnede rutinene for samfunnsansvar. Larvik kommunen har overordnede målsetninger for klima og miljø, men ikke for grunnleggende menneskerettigheter. Kommunen har noen rutiner som fremmer samfunnsansvar. I stikkprøvene så vi ett eksempel på at det er satt kvalifikasjonskrav eller tildelingskriterier om klima/miljø og ingen på krav til grunnleggende menneskerettigheter.
Kommunen har sikret god kompetanse på anskaffelser ved å opprette en egen virksomhet med ansvar for kommunens anskaffelser. Virksomhetslederne har stort ansvar for anskaffelser, men spørreundersøkelsen viser at flere er usikre på hvilket ansvar de har, og flertallet mener at de har for dårlig kompetanse på temaet. Larvik kommune bør derfor vurdere tiltak for å øke kunnskapen både om regelverket og de interne retningslinjene.
Gjennomføring av anskaffelser og rammeavtaler.
Vi har undersøkt anskaffelsesprosessen for tolv anskaffelser. I åtte av anskaffelsene foreligger det lite eller ingen dokumentasjon av anskaffelsen. I et flertall av disse opplyser kommunen selv at det ikke har vært konkurranse. Kommunen har i flere av tilfellene begrunnet dette med koronapandemien.
Regelverket åpner for å unnlate konkurranse under visse forutsetninger. Kommunen har ansvaret for å vurdere ombetingelsene for å unnlate konkurranse er til stede. Denne vurderingen bør dokumenteres. Slike vurderinger ble ikke dokumentert da kommunen mente at det var et spørsmål om liv og helse å skaffe nødvendig smittevernutstyr, og at dette ble prioritert fremfor å dokumentere at anskaffelsene var gjort i samsvar med anskaffelsesregelverket.
Våre undersøkelser tyder på at virksomhetslederne i Helse og mestring har god bevissthet på å benytte seg av rammeavtalene. Dette støttes også opp av de stikkprøvene vi tok for å kontrollere lojalitet til rammeavtaler, her fant vi færre avvik enn på enkeltanskaffelsene. I de rammeavtalene vi undersøkte fant vi enkelte anskaffelser som ikke var omfattet av rammeavtale, og hvor det i stedet burde ha vært gjennomført en egen anskaffelsesprosess for.
Anbefalinger fra revisor.
Kommunen må sikre at reglene om offentlige anskaffelser blir fulgt. Dette omfatter blant annet å:
- sørge for oppdaterte og hensiktsmessige rutiner, herunder egnede rutiner for å ivareta grunnleggendemenneskerettigheter i anskaffelser
- stille vilkår om lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter
- kontrollere lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter
- sørge for at anskaffelsesprosesser blir dokumenter i samsvar med regelverket
- vurdere tiltak for å ivareta miljø- og klimahensyn i anskaffelser
Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret:
Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om «Offentlige anskaffelser i Helse og mestring» til orientering.
Kommunedirektøren bes om å utarbeide skriftlig rapport om oppfølging av rapportens anbefalinger som presenteres for kontrollutvalget innen 31.12.2023.
I Vestfold og Telemark Revisjonsrapport er kommunedirektør Gro Herheims uttalelse vedlagt. Der er det anført at «Kommunedirektøren kjenner seg ikke igjen i formuleringer som kan leses som om kommunen ikke ivaretar grunnleggende menneskerettigheter i sine anskaffelser».
Den 16. juni 2022 stilte Larvik kommune Statsforvalteren spørsmål om hvilket ansvar Larvik kommune hadde for ansatte som ikke var kommunalt ansatt.
I sitt tilsvar skrev Statsforvalteren «Her vil vi vise til at helse- og omsorgstjenester som tilbys og ytes i kommunen skal være forsvarlige, jf. helse- og omsorgtjenesteloven § 4-1. Dette innebærer at standarden på tjenestene skal ligge på et visst nivå. Dersom kommuner inngår avtale med andre offentlige eller private tjenesteytere om å yte helse og omsorgstjenester, er det likevel kommunen som har det overordnede ansvaret for å sørge for et nødvendig og forsvarlig tilbud. Slik sett har kommunen et forsvarlighetsansvar for de helsepersonell de velger å inngå en avtale med. For kommunen kan dette innebære, at dersom de blir kjent med forhold som kan utgjøre en fare for pasientsikkerheten hos utøvende helsepersonell også de de har avtale med, skal de følge opp dette, for å sørge for at det tjenestetilbudet som ytes i kommunen er forsvarlig.»
La oss henstille til at Kontrollutvalgsmøte 28.02.23 blir streamet og at Kommunestyret ivaretar sitt overordnede ansvar. Det betyr et grundig forarbeid, før kommunedirektøren skal redegjøre for påpekte forhold til Vestfold og Tekemark revisjon.
Hvordan har anskaffelser av private tjenesteaktører i Larvik kommune skjedd? Har Larvik kommune ivaretatt forsvarlighetsansvaret for pasienter og ansatte fra privat tjenesteaktør? Hvor mange utenlandske sykepleiere har vært innom Larvik kommune og hvilke lønns og arbeidsvilkår har de hatt?
Politikere i kommunestyret får nå mandatet til å praktisere åpenhet, forståelse og handlekraft om det avdekkes at Larvik kommune ikke har ivaretatt menneskerettigheter eller fulgt lov om offentlig anskaffelse. Det er folkevalgte politikeres ansvar i forhold til revisjonskontrollen som pågår og som kandidater i valgprosessen som pågår.
Kontakt oss gjerne på mail adresse :bokebloggen@gmail.com hvis dere har noe på hjertet.
