Utvalgsleder Per Manvik får kraftig kritikk i rapporten fra Harris Advokatfirma AS.

Tirsdag 3 desember 2024 var det nytt møte i Kontrollutvaget. Under behandling av saken tok kommunedirektørens utsendte Merete Lindhjem ordet og kunne informere utvalgets medlemmer om at administrasjonen hadde satt i gang nye undersøkelser etter å ha mottatt rapporten «Juridisk vurdering av 25 vedtak for Larvik kommune» utarbeidet av Holth & Winge AS. Les hele rapporten her, 15 nov 2024 Juridisk vurdering av dispensasjonsvedtak i Larvik kommune

Se dokumentet som beskriver selve oppdraget her, 4 des 2024 Forespørsel juridiske konsulenttjenester

Forespørselen ble sendt ut via kommunens  anskaffelsessystem Mercell. Det er sendt ut en forespørsel til tre ulike selskaper. Selskapene er KS advokatene, Harris Advokatfirma AS og Holth & Winge AS.

Det var Harris Advokatfirma AS som fikk oppdraget og i dag 10 februar har politikerne i kommunestyret, planutvalget og kontrollutvalget fått oversendt rapporten på 36 sider fra Harris Advokatfirma AS.

Kartleggingen viser også at utvalgsleder har sendt henvendelser til administrasjonen som gjelder konkret ressursbruk, for eksempel til ulovlighetsoppfølging etter plan- og bygningsloven kapittel 32. Slik henvendelse er i strid med kommuneloven.

I tillegg viser kartleggingen blant annet at utvalgsleder:

• Er kritisk til administrasjonens innstillinger i saker og ber de redegjøre for standpunktet. Dette er i strid med kommuneloven og god forvaltningsskikk.
• Forsøker å instruere administrasjonen i deres saksbehandling. Dette er i strid med kommuneloven, gjeldende delegeringsreglement og god forvaltningsskikk.
• Legger opp til at byggesaker som har pågått lenge skal løses ved dialog i møter. Dette er i strid med kommuneloven, forvaltningsloven, plan- og bygningsloven, gjeldende delegeringsreglement og god forvaltningsskikk. Det kan også få betydning for hans habilitet ved senere saks behandling.
• Bistår som mellommann og tillitsperson i byggesaker. Dette er i strid med kommuneloven, gjeldende delegeringsreglement og god forvaltningsskikk. Det kan også få betydning for hans habilitet ved senere saksbehandling.
• Tar initiativ til samarbeidsmøter med administrasjonen ut over det han har anledning til. Dette er i strid med kommuneloven og kommunens egne reglement.
• Deltar i møter med eksterne hvor administrasjonen også deltar. Dette er i strid med kommuneloven og kan få betydning for hans habilitet ved senere saksbehandling.Samlet sett så tilsier dette at utvalgsleder har manglende forståelse og/eller respekt for rolle- og oppgavefordelingen mellom politisk og administrativt nivå.

ANBEFALING FRA HARRIS ADVOKATFIRMA AS

Kartleggingen viser at samhandling mellom medlemmer i planutvalget generelt og administrasjonen er i samsvar med gjeldende regelverk og kommunens egne reglement.

Kartleggingen viser også at administrasjonen bruker mye ressurser på å svare ut henvendelser fra leder av planutvalget. Han sender ukentlig henvendelser i konkrete saker, som ombud og utvalgsleder. I henvendelsene retter han spørsmål og kritikk til administrasjonens saksbehandling, ber om endringer av praksis, ber om saksbehandling i konkrete saker, gir påtrykk for resultat i saker og ber om møter både med og uten eksterne deltakere. Kartleggingen viser også at utvalgsleders engasjement har vært så stort at det til tider er vanskelig for administrasjonen å ta stilling til om han fungerer som ombud eller utvalgsleder. For å få arbeidsro har de i stor grad fulgt utvalgsleder ønsker om både møter og praksisendringer. Vurderingen av dette samlet sett viser at eksisterende praksis på mange områder er i strid med både kommuneloven, kommunens egne reglement og god forvaltningsskikk.

Vi anbefaler at det på politisk og administrativt ledernivå blir gjennomført samhandlingsmøte for å fastsette rolle- og oppgavefordeling basert på gjeldende regelverk og reglement. Det kan for eksempel tas utgangspunkt i den kartleggingen og vurderingen som er gjort over, for så å sette opp konkrete rammer som er enkle å forholde seg til for alle parter. Om nødvendig kan rolle- og oppgavefordeling konkretiseres ved rullering av kommunens egne reglement. Ulempen med å detaljstyre i reglementet er at samhandlingen blir mindre fleksibel.

Kommunedirektøren kan uavhengig av det ovennevnte vurdere å oppstille klarere rammer for egne ansatte innenfor gjeldende lov og reglement, for hvordan de skal imøtekomme henvendelser fra folkevalgte. Helt konkret kan Kommunedirektøren for eksempel bestemme at skrivefrist til saksframlegg skal være etter oversendelse av forslag til saksliste til utvalgsleder, jf. kommuneloven § 13-1. Samt sette klare grenser for hvilke møter administrasjonen skal delta i og ikke.

Videre kan kommunedirektøren vurdere om det er behov for et arbeidsmøte mellom planutvalget og virksomhet Byggesak. Da kan man i fellesskap drøft om etablert praksis bør endres, herunder evaluere omlegging av praksis fra fysisk til digital befaring og om det er nødvendig å gjøre tiltak for å effektivisere saksbehandlingen, eventuelt hvilke tiltak.